autoři: Linda X. Součková – Štípadlo, Kristýna Pechová
Plesová sezóna pomalu začíná a spolu s ní často vzniká ojedinělý nápad si jako středisko, oddíl či roverský kmen uspořádat vlastní ples. Jak ale na to? A co všechno je k tomu potřeba zařídit? V tomto článku byste se měli dozvědět to nejzákladnější, co je k organizaci skautského plesu a podobných tanečních a společenských večerů zapotřebí.
Začínáme u týmu
Jako každá skautská akce i ples potřebuje přípravný tým. V něm si jednotliví členové a jejich podtýmy rozdělí role a oblasti, ve kterých se budou během přípravy realizovat. Základem úspěšného pořádání jakékoli větší akce jsou spolehliví členové užšího týmu. Nejhorší scénář, který může nastat, je, že se má konat za týden ples, všichni jsou již pozvaní, ale nic není připraveného. Tomuto se dá předejít již v první fázi, kdy pečlivě vybíráme, kdo nám bude s organizací pomáhat.
Zajištění plesového sálu
Druhou z pravidla nejtěžší a nejakutnější záležitostí bývá sehnání prostoru. Můžete mít vymyšlené datum plesu, ale pokud vám žádný kulturní dům ve vašem městě v onen večer nemůže své prostory poskytnout, máte problém. Je tedy dobré mít vymyšleno několik termínů (nebo období, záleží na preferenci přípravného týmu) a s těmi při hledání místa operovat. Zapůjčeným prostorem může být tělocvična, kulturní dům, sál v zámku a jiné. Záleží, pro kolik lidí je ples pořádán a jaký má přípravný tým rozpočet (ať už od střediska či od sponzorů). K prostorům je ještě třeba dodat, že majitel musí bezpečně vědět, o jakou akci se jedná. Pokud jej neseznámíte předem s vašimi záměry, může se stát nejen to, že už nikdy sál nepůjčí vám, ale ani žádným jiným skautům v okolí. Z tohoto důvodu je třeba předem oznámit, že v pronajatém sále hodláte tančit a pouštět hudbu do večerních hodin. Důležitou součástí je i dohoda o úklidu a možnostech konzumace jídla a pití.
Hudba a nazvučení
Podobně akutní misí bývá shánění kapely. Pokud se rozhodnete pro živou kapelu, shánějte ji s dostatečným předstihem, mohlo by se totiž jinak stát, že týden před akcí už žádná příhodná kapela nebude mít ve svém kalendáři pro skautský ples místo. Důležitou součástí při lovu kapely je rozpočet, ve kterém je tato položka většinou největší a pohybuje se někdy i v řádu desítek tisíc. Přestože se vám možná částka, kterou si kapela řekne, bude zdát vysoká, nenechte se zmást. Neschovává se za ní totiž jen samotné vystupování, nýbrž i hodiny zkoušek a příprav, používání vlastního hudebního vybavení a často i ozvučení akce. Navíc, pokud je v kapele pět členů, bývá zvykem, že se mezi sebou podělí rovným dílem a finální výplata pro každého není neobvykle vysoká.
Před výběrem kapely tedy zvažte, kolik hudebníků si můžete dovolit, jaký repertoár mají hrát a zda máte možnost poskytnout jim vlastní ozvučení. Některé sály bývají vybaveny reproduktory (lidově „bednami“), kabeláží a mikrofony. Pokud však pořádáte ples v místní sokolovně, určitě se zeptejte kapely předem, zda mají možnost přivézt vlastní reproduktory, případně mixpult, a nazvučit se.
S kapelou souvisí i akustické vlastnosti sálu. Pokud nejste zrovna školení zvukaři, zkuste se obrátit na majitele sálu nebo někoho z vámi vybrané kapely, aby zhodnotili možnosti nazvučení sálu.
Program plesu
Jakmile máte prostor a kapelu (či DJ v případě reprodukované hudby), můžete se pustit do věcí přímo spjatých se samotným průběhem plesu. Mezi ty patří program večera a rozhodování, kdo bude zajišťovat jaké služby, tj. kdo bude v šatnách, kdo má na starosti občerstvení a obsluhu baru, kdo bude u vchodu kontrolovat lístky, kdo bude večer moderovat, kdo bude před a po plese hlava úklidu, kdo doveze potřebné věci na místo a tak podobně.
Další součástí plánování je výzdoba a PR. Pod složku PR zařadíme pozvánky, letáky nebo příspěvky na sociálních sítích. I v případě, že se jedná o ples pouze pro rodiče oddílových dětí, i jim se musí o plese dát vědět. Opět tedy záleží, pro koho je ples určen. Podle toho se odvíjí nástroje, které pro pozvání využijeme, ať už to jsou e-mailové pozvánky, post na Instagramu, roznášení letáků po městě či cokoli jiného.
Na propagaci akce je potřeba skupina lidí, kteří se jí budou věnovat zhruba stejně dlouho jako přípravný tým organizací samotného plesu. Pozvaní by měli vědět o termínu včas, často platí, že čím dříve, tím lépe. Pokud tedy už máte místo, datum a přibližnou cenu lístků, hodí se začít rozhazovat první informace a vnést tak akci trochu do povědomí okolí. Jedná-li se o komornější ples, konkrétnější informace jako dress code, půlnoční překvapení nebo třeba tombola, může přijít o něco později.
Pokud roznášíte letáky a zvete na ples širokou veřejnost, je už při tvorbě propagačních materiálů žádoucí znát konkrétní program, mít jasně stanovenou cenu lístků a případné téma plesu. Takovou akci byste pak měli mít domluvenou a připravenou s alespoň měsíčním či dvouměsíčním předstihem. Zkrátka a dobře, informace musí chodit včas! Komunikace je důležitá jak v přípravném týmu, tak s externisty (pronajímatelem sálu, kapelou, sponzorem) a s pozvanými. Mějte na sebe kontakty, určete si jasné role a informace sdělujte včas. Pokud se něco pokazí, se sítí komunikujících kontaktů bude lehčí rychle a efektivně vymyslet náhradní plán než bez ní.
Pro shrnutí: Aby plánování a organizace plesu měly potenciál k realizaci, je potřeba si položit tyto otázky. Pro kolik lidí je ples určen? Jaký máme na akci rozpočet? Jaká je dostupnost prostorů v okolí? Pokud dokážete více než uspokojivě odpovědět na všechny, máte našlápnuto k uspořádání pěkného plesu. Jeho úspěšnost se samozřejmě odvíjí právě i od programu, tématu a dalších již zmíněných faktorů. Pokud však máte nadšený tým, který vás v tom nenechá samotné, zlatá brána do pomyslné síně slávy legendárních plesů vám je otevřena.
Autorka: úvodní ilustrace: Alžběta Hubačková
