Jak se dělá Obrok

Autor: Klára Poláková – Čiči

Jak zorganizovat velkou akci typu Obrok je pro mnohé rovery asi nepředstavitelné. Pěti dnům zábavy pro skauty a skautky z celé republiky předchází spoustu měsíců plánování, tisíce hodin práce dobrovolníků a nemalá dávka stresu. Pojďte se podívat pod pokličku příprav Obroku 2019 a zapojte se příště do organizace i vy!

Proč takové akce vůbec pořádáme a k čemu naší organizaci slouží? Jednou z podstatných součástí skautingu je setkávání. Setkáváme se na schůzkách, výpravách, táborech a kurzech. Dostává se nám tak spousta inspirace a motivace. Na velkých akcí se pak skauti často poprvé střetnou se skautingem a roveringem za hranicemi svého střediska. Potkají vrstevníky z celé republiky, kteří jsou na stejné vlně, řeší ty samé problémy, zajímají a baví je stejné věci. A díky skautingu žijí podle stejných hodnot. Tento pocit sounáležitosti s něčím větším, než jsme my samotní, nám přináší novou energii, nadšení a motivaci pro práci ve svých oddílech.

Obrok je pak samozřejmě i jistou formou odměny pro naše skautské vedoucí a rádce, kteří v oddílech věnují svůj čas dětem a výchovnému programu. Na akci je pro ně přichystaný program, prostor pro sdílení, vzdělávání, navazování nových přátelství nebo čas vyhrazený pro službu místní komunitě. A samozřejmě i zábava, tancování a koncerty.

Mezi další velké akce Junáka patří také Korbo, Navigamus, Central European Jamboree, Intercamp, European Jamboree, Moot, Roverway, World Scout Jamboree a další.

Jak to vzniká

Kdo se do organizace Obroku může zapojit? Zapojit se může vlastně každý, kdo na to má odvahu. Většina týmů je omezena věkovou hranicí osmnácti let, a to z toho důvodu, aby byl každý člen na akci zodpovědný sám za sebe. Pokud jste ještě nedosáhli plnoletosti, ale máte velký zájem se zapojit, je možné se domluvit na výjimce. To konkrétně může znamenat například plné zapojení do příprav akce a na akci samotnou jet jako účastník a přitom připravovat jednu z programových částí. Na Obroku 2019 v programové sekci pár takových nadšenců bylo. Nejdůležitější vždy zůstává chuť se něco nového naučit a ochota se rozvíjet. Projekt vám dá spoustu možností, kdy budete muset vystoupit ze své komfortní zóny a překonat své osobní možnosti. Na oplátku vám také přinese spoustu příjemných chvil s přáteli a pocit úspěchu.

Všechny velké akce jsou organizovány jménem Junáka – českého skauta. Získávají jeho finanční podporu a musí se řídit určitými pravidly. Tato pravidla stanovuje pro výchovnou věkovou kategorii roverů Roverský odbor, který také vypisuje výběrové řízení na organizační týmy akcí. Obrok tak má jasně dané cíle, které musí v rámci svého projektu naplnit.

Výběrové řízení je veřejnou a transparentní záležitostí a k zadání projektu se lze dostat velmi snadno kliknutím na pár odkazů na Křižovatce. Jedná se o dokument, kde jsou uvedeny hlavní cíle a vize akce, předpokládaný termín a délka akce, věkové hranice účastníků a další doporučení od Roverského odboru. Zadání se pro jednotlivé ročníky Obroku zpravidla neliší, ale podrobné přečtení doporučujeme i těm, kteří se do organizace žádné velké akce nevrhají. Třeba zjistíte, kolik věcí je daných ještě před tím, než nový tým začne na přípravě akce pracovat.

Pro ty, kteří by rádi svůj projekt do výběrového řízení přihlásili, máme pár tipů, na co je dobré se připravit. Tento proces probíhá celkově ve třech krocích od února do května. První kolo je čistě “lustrační”. Ústředí Junáka zajímají jména a motivace nejužšího organizačního týmu – vedoucího akce, financí a programu. Přes toto kolečko projde většina týmů bez problémů do druhé části, která už vyžaduje krátký projekt. Ten by měl obsahovat jména na všech obsazených funkcích v užším týmu, základní informace o akci, představení cílů, místa konání. Nesmíte také zapomenout na rozpočet, představení vize akce a programu, který bude účastníky na akci provázet.

Pokud je v druhém kole výběrového řízení zaregistrováno více týmů, je to přesně ten okamžik, kdy se Výkonná rada rozhodne, komu svěří všechnu důvěru v pořádání akce, a komu dá alespoň na následující dva roky klid. Do druhého kola je nutné proměnit všechny vaše vize a plány v konkrétní cíle a tým. Pokud zatím nad projektem přemýšlelo pár nadšenců, ještě před druhým kolem je nutné sehnat si zbytek užšího organizačního týmu. Ten se zpravidla skládá z vedoucího celé akce, jeho zástupce, vedoucího Programu, Financí, Komunikace, Zázemí a logistiky, Lidských zdrojů a IT + registrace. Máte-li pocit, že v kompletním týmu někdo chybí nebo přebývá, následující variace jsou už jen na vás. Připravte se ale na to, že ve fázi druhého kola bude chtít Výkonná rada znát celý váš tým.

Možná si říkáte, kde seženete odborníka na IT, když v týmu zatím nikdo takový není. Taky se nikomu nechce řídit Lidské zdroje a na Komunikaci nemáte nikoho zkušeného? V Junáku je spoustu lidí, kteří na svou příležitost teprve čekají a třeba jsou studenti nějakého oboru, který vám v projektu zatím chybí. Nebojte se při skládání užšího týmu rozhlížet do všech stran. Pomoci vám mohou různé facebookové stránky, inzeráty i kontakty na kamarády. Nakonec ani tým Obroku 2019 nestartoval do projektu ve stejném obsazení, jako jste ho mohli vidět na závěrečném ceremoniálu.

Kritické otázky

Občas je zdravé si házet (malé) klacky pod nohy. Existují otázky, které je nutné si klást před tím, než do projektu vůbec vstoupíte a začnete mu věnovat velkou část svého volného času. Určitě si ujasněte vaše motivace a odpovězte si na otázku, zda jste ochotni obětovat svůj čas a úsilí organizování akce bez jediného nároku na odměnu. Pokud je vaše odhodlání silné a najdete okolo sebe podobně naladěné jedince, není důvod se bát a chyťte se příležitosti.

Kritických otázek mířených na vaši motivaci a odhodlání se nebojte ani v průběhu plánování akce. Je důležité udržet si zdravou míru odstupu a pozitivní vztah k práci, protože jí bude s blížící se akcí přibývat.

Samozřejmě je nutné si během příprav také klást otázky ověřující proveditelnost akce. Pokud nemáte dostatek lidí v servistýmu nebo se potýkáte s velkou dírou v rozpočtu, kterou nezalepí účastnické poplatky ani sponzorské dary, je třeba zvážit, zda je akci i přesto možné pořádat.

Velké akce s sebou nesou jistá rizika. Je nutné se předem připravit na celou řadu nepříjemných situací, které mohou nastat. Takovému plánu se říká krizový scénář a každá oblast projektu by si měla jeden takový sestavit. Během akce se můžete setkat s nepřízní počasí, zrušeným programem, bahnitou cestou nebo spoustou nejrůznějších zranění. Na akci se pak při krizové situaci můžete spolehnout na váš náhradní plán a ušetříte si spoustu energie a nervů s vymýšlením úplně nové strategie, jak se s problémem popasovat.

Důležitou a nedílnou součástí vedení velké akce je supervize od zkušenějších skautů. Každý šéf sekce si vybere podle vzájemných sympatií a znalostí dané oblasti svého supervizora. Supervizoři týmů s kladením zásadních otázek pomáhají a dokážou ze svých zkušeností vyhodnotit kritické body příprav a průběhu akce, které společně s užším týmem podchytí a případně vyřeší. Supervizor slouží také týmu a především šéfům jako poradce a podpora v těžkých situacích.

Kolik času to zabere?

Vrhnout se do takového projektu chce velkou odvahu, to už asi všichni víme. Možná už jste tu odvahu našli, ale ještě netušíte, kolik vám to zabere času a jestli to za to stojí. Projekt Obroku je téměř dvouroční, ale záleží na začátku úvah daného týmu. Počátkem se oficiálně myslí odevzdání přihlášky do výběrového řízení na začátku února předchozího roku. Koncem se zase myslí odevzdání závěrečné zprávy několik měsíců po akci, která hodnotí úspěšnost akce z mnoha pohledů. Pokud jste o ničem takovém do teď neslyšeli a rádi byste se pod pokličku organizace různých velkých akcí Junáka podívali, všechny závěrečné zprávy jsou veřejně dostupné ve Skautisu – skautském informačním systému.

A kolik času to zabere jednotlivci? To se může velmi lišit. Záleží především na jeho funkci v projektu a charakteru pracovní náplně. Pro vedoucí jednotlivých oblastí je samozřejmě projekt časově nejnáročnější, a i tak se velmi liší na základě období a oboru, kterému se věnuje. Pro vaši představu se jedná o čtyři až deset hodin denně v nejvyšším vytížení před akcí a dvě až tři hodiny týdně v klidnějších fázích. Maximální investice času dosahují členové užšího týmu hlavně několik týdnu před akcí, kdy se denně komunikuje o mnoha tématech, je potřeba řadu věcí ještě dotáhnout a alespoň jednou týdně se koná večerní porada s reflexí splněných úkolů. U některých oblastí je práce rozvrhnuta do pár měsíců, jiné týmy pracují po dobu delší a třeba s nižších intenzitou. Obecně lze říci, že pokud se chystáte vést některý z týmů, udělejte si ve vašem rozvrhu rezervu na malou brigádu nebo jeden nový, časově náročnější, koníček.

Týmová spolupráce

Jednou z nejtěžších částí projektu jsou mezilidské vztahy. Téměř dva roky pracujete se stejnými lidmi a musíte si s nimi rozumět. Je proto důležité o vztahy v týmu pečovat a hlavně si vybrat takové spolupracovníky, se kterými se vám pracuje dobře. Jednotlivé týmy si zpravidla sestavuje jejich šéf, tedy člen užšího týmu, který má na starost některou z oblastí. Tímto způsobem se na základ nabalí další a další lidé, kteří dohromady tvoří organizační tým akce.

Pokud si chcete do svého týmu vybírat lidi, je dobré myslet na následující kritéria:

1. Je dobré hledat mezi kamarády, u kterých máte důvěru.
2. Nový člen týmu by měl mít schopnosti a orientaci v oblasti, na které společně děláte.
3. Spolehlivost je při tak velkém projektu klíčovou vlastností, kterou u členů týmu hledat.
4. Každý člen by měl umět pracovat samostatně a umět řešit krizové situace.

Týmová spolupráce s sebou přináší samozřejmě spoustu rizik, která musí mít každý správný šéf týmu na paměti. Důležité je umět svým kolegům v týmu naslouchat a znát jejich potřeby. Ve spolupráci je také potřeba naučit se dávat zpětnou vazbu (negativní i pozitivní) a neustále komunikovat. Jedním z tipů je nastavit si osobní cíle a nepřekračovat možnosti jednotlivců. Neustále se podporovat a motivovat. O atmosféru v týmu je potřeba se starat a vytvářet bezpečné pracovní prostředí.

Spolupráce v týmu není vždy jen růžová a můžu vás ujistit, že v každém týmu se budou řešit nejrůznější spory. I na Obroku 2019 se v průběhu příprav vyskytly personální problémy a někteří členové organizačního týmu odešli nebo byli nahrazeni někým novým. Důležité je věci jasně komunikovat a změny se nebát. Otevřená komunikace může naopak posloužit i k pozitivnímu výsledku konfliktní situace, kdy se podaří všechny obavy a nepříjemnosti vysvětlit a tým může fungovat bez problému dál.

Jak se zapojit?

Zapojit se do příprav velké akce je jednoduché. Můžete se zapojit do užšího i širšího organizačního týmu. Pokud chcete být součástí užšího týmu, vytvořte si s partou kamarádů projekt. Užší tým Obroku 2019 se zformoval na jedné vzdělávací akci do té doby sobě neznámých lidí. Už na prvním víkendu mezi nimi padla myšlenka na uspořádání Obroku, a tak se dali do vymýšlení vize a sepisování přihlášky do výběrového řízení. Postupně se na základ šesti členů začali nabalovat další a společně dovedli projekt k úspěšnému konci.

Pokud se chcete zapojit do širšího týmu, stačí se nebát oslovit užší organizační tým, jemuž nabídnete své schopnosti a nápady. Vyberte si oblast, ve které jste dobří a tým lidí, se kterým se vám bude dobře pracovat. A když nemáte ambice dělat na nějaké vyšší pozici, můžete si vybrat i nějaký menší úkol a pomoci tak organizátorům alespoň z části. Každá pomoc je vítaná.

Další možností je pozice v servis týmu. Nahlédnete tak do zákulisí příprav akce a získáte přehled o tom, jak to chodí, co všechno je potřeba zařizovat a na co se tedy připravit.

A proč? Být součástí pořadatelského týmu větší akce přináší obrovské množství zkušeností a pozitiv. V mnohých případech musíte vystoupit ze své komfortní zóny a komunikovat s přáteli zase úplně jiným způsobem. Naučíte se pracovat v týmu. Často je toho hodně, únava a množství práce jsou velké, je třeba se překonat. Odměna je ale obrovská. Kromě radosti z uskutečněné akce se také velmi posunete jako člověk. Další velkou výhodou je v dnešní době i možnost si tento váš úspěch napsat do životopisu. Taková zkušenost může být pro vašeho budoucího zaměstnavatele velmi lákavá. Každý (ob)rok se poštěstí někomu z týmu díky projektu najít práci v oboru, který ho baví.

• 

• 

• 

•